Pengelolaan kearsipan di tengah pandemi covid-19 membutuhkan perhatian khusus. Arsip-arsip penanganan bencana nonalam ini pun harus dikelola dengan baik agar memudahkan pencariannya ketika dibutuhkan. Untuk itulah Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (DPK) Kabupaten Sleman menggelar monitoring dan evaluasi pelaksanaan kearsipan di sejumlah Perangkat Daerah yang ada di Kabupaten Sleman, termasuk Kapanewon Depok.
Kapanewon Depok mendapatkan giliran untuk di evaluasi pada hari Rabu, 7 Oktober 2020 sekitar pukul 09.00 di Ruang Rapat DPK. Jika tahun-tahun sebelumnya pelaksanaan monev dilakukan oleh tim dari DPK dengan mekanisme berkunjung langsung ke unit pengolah dan unit pengelola di masing-masing perangkat daerah, kini di tengah pandemi tim tetap melakukan monev dengan mekanisme perwakilan perangkat daerah yang datang ke DPK.
Perwakilan Kapanewon Depok dipimpin langsung oleh Panewu Anom Wakhid Basroni bersama unit pengolah kearsipan Adi Nugroho dan perwakilan unit pengelola dari Jawatan Umum Andri Afriyanto. Pihak DPK diwakili oleh Tim II yang diketuai oleh Arsiparis Pertama Herawati Dian Alvandari. Bersama tim sejumlah 5 orang, kehadiran perwakilan Kapanewon Depok juga didukung oleh Sekretaris DPK Beska.
“Kami berlima akan mengevaluasi dari apa yang sudah disajikan oleh Kapanewon Depok meliputi 5 aspek seperti organisasi, personalia, pemasyarakatan kearsipan, sarana dan prasarana, dan pelaksanaan pengelolaan kearsipan, “ ujar Sari Respatiningtyas Kepala Bidang Kearsipan DPK saat memulai pelaksanaan monev.
Selanjutnya pihak Kapanewon Depok langsung diminta untuk memberikan sedikit paparan tentang gambaran pelaksanaan pengelolaan kearsipan.
Wakhid Basroni selaku penyaji menyampaikan bahwa masih ada beberapa kendala. “Hampir semua di Jawatan, pengelolaan kearsipan masih menjadi tugas sampingan, padahal pengelolaan arsip ini sangat penting, “ tutur Wakhid saat menyampaikan sekilas gambaran pengelolaan kearsipan.
Lebih lanjut Wakhid menyampaikan bahwa tidak semua unit pengelola di jawatan kompetensinya sama. Jadi ada yang bagus, ada yang lumayan, ada juga yang kurang. Di sisi lain, belum semua kegiatan kearsipan di tahun 2020 ini dapat terlaksana, padahal sudah mendapatkan dukungan anggaran. Hal tersebut karena pandemi covid yang mengharuskan rasionalisasi anggaran.
Selanjutnya tim menilai 5 aspek yang sudah disajikan seperti bukti-bukti fisik kelembagaan organisasi, dukungan anggaran, sarpras serta anggaran. Usai menilai, perwakilan tim pun menyampaikan hasil evaluasinya sesuai bidangnya.
“Ini ada beberapa sedikit catatan, untuk perihal seharusnya hal, jika ada lampiran, ini sudah benar ada angka dan dalam kurung penulisan hurufnya, serta satuannya. Hanya saja di awali huruf kapital, ujar Elva selaku Ketua TIM Monev.
Pasca disampaikan, salah satu tahapan penilaian yaitu uji petik pencarian arsip aktif dan inaktif yang ada di DPK. Andri dan Adi selaku perwakilan mencoba mencari arsip yang sudah di tata di Sekretariat DPK maupun di Depo Arsip. Secara keseluruhan berjalan lancar dan dapat dikatakan pengelolaan arsip di Kapanewon Depok baik.
Be the first to comment