Pengelolaan Keterbukaan Informasi Publik Masuk Kategori Informatif, KID DIY Lakukan Visitasi

Monitoring dan Evaluasi (monev) Keterbukaan Informasi Publik (KIP) yang diselenggarakan oleh Komisi Informasi Daerah (KID) Provinsi DIY telah memasuki tahapan pertama atau pemeringkatan badan publik. Berdasarkan tahapan tersebut, Kapanewon Depok masuk kategori informatif dalam monev KIP 2021, dan kini memasuki tahapan visitasi.

“Apresiasi dan selamat untuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi atau PPID Kapanewon Depok, kembali masuk 3 besar untuk kategori Kapanewon/Kemantren se-DIY dalam Monev KIP tahun ini”, jelas Rudy Nurhandoko, Koordinator Bidang Kelembagaan KID DIY saat melakukan kunjungan visitasi ke Kapanewon Depok, Sleman pada Senin (18/10/2021).

Bersama dua anggota lainnya, tim monev diterima langsung oleh Panewu Depok Subagya selaku Atasan PPID Pembantu Kapanewon Depok di Ruang Rapat Lantai 2, didampingi oleh PPID Pembantu sekaligus Panewu Anom Djoko Muljanto, Kasubbag Umpeg F. Suhyadi dan dua Petugas Layanan Informasi dan Dokumentasi (PLID).

Kedatangan tim untuk mendengarkan pemaparan dan pendalaman terhadap kondisi PPID dan PLID. “Selain itu kami juga ingin melakukan verifikasi lapangan, cek dokumen dan pemeriksaan fisik sarana dan prasarana PPID”, imbuh Rudy Nurhandoko.

Panewu Depok Subagya menyampaikan bahwa pihaknya berkomitmen untuk melaksanakan KIP dengan semaksimal mungkin. Kapanewon Depok sudah berupaya untuk menerapkan Standar Layanan Informasi Publik (SLIP) sesuai peraturan yang berlaku.

“Di samping itu, kami mencoba inovasi dalam pelayanan untuk memudahkan masyarakat, agar tidak bolak balik ke Kapanewon. Selain mengoptimalkan aplikasi e-PPID, kami juga membangun aplikasi SIPAKDE, Sistem Informasi Pelayanan Administrasi Kependudukan Depok, yang rencananya akan diluncurkan tanggal 26 Oktober 2021 mendatang”, jelas Subagya saat menyampaikan paparannnya di hadapan ketiga tim monev.

Subagya tak menampik bahwa upaya mempertahankan kategori Informatif memang tidaklah mudah. Tetap saja ada hambatan, namun tetap berusaha untuk memberikan pelayanan informasi yang terbaik.

“Terlebih di masa pandemi covid19, saat masih diterapkan PPKM Level 3 ini, ada pembatasan jam pelayanan. Melalui aplikasi tersebut, masyarakat tidak harus datang berkali – kali, dan bisa dipantau dari rumah, ketika mengurus KK misalnya, sudah jadi, pemohon bisa mengecek dan tinggal ambil”, imbuh Subagya.

Rudy Nurhandoko pun tertarik untuk mengulas lebih jauh tentang aplikasi SIPAKDE dan inovasi lainnya yang ditonjolkan oleh Kapanewon Depok. Ia bertanya lebih dalam mengenai kewenangan pengelolaan database, ataupun kerja sama dengan pihak lain.

“Jangan sampai kita mengupdate database Dinas Dukcapil misalnya, tapi tidak sinkron dan justru membuat pelayanan terganggu, tentunya ada batasan dan hak akses dalam pemanfaatan data pribadi”, kata Rudy Nurhandoko.

PPID Pembantu, Djoko Muljanto, menambahkan bahwa data kependudukan yang menjadi basis data dalam aplikasi SIPAKDE merupakan salah satu Daftar Informasi yang Dikecualikan (DIK). Aplikasi SIPAKDE ini sudah terkoneksi dengan database Dukcapil Sleman.

“Ada SOP yang mengatur tentang hal tersebut, sehingga tidak sembarangan petugas mengotak-atik data. Dalam penyusunan DIK memang SK Kadin Kominfo sudah disusun, namun kami selaku PPID Pembantu juga berkontribusi untuk mengusulkan mana saja dokumen yang boleh diakses publik, mana yang dikecualikan”, jelas Djoko Muljanto.

SOP-SOP yang disusun memang belum dievaluasi dengan SLIP ataupun Peraturan Komisi Informasi terbaru. Hal tersebut lantaran keterbatasan SDM untuk menganalisis dan memperbaharui dokumen-dokumen yang disusun.

Paparan Panewu Depok tersebut, mendapat tanggapan dari anggota tim yang lain. A gus Purwanta yang sehari – hari menjabat Wakil Ketua KID DIY tersebut menanyakan perihal Laporan Layanan Informasi dan Dokumentasi (LLID) tahun 2020, di mana hanya ada 10 pemohon. Data tersebut ia temukan saat melakkukan pengecekan dokumen dan sarpras di ruang pelayanan PPID sebelum tahapan paparan Panewu Depok.

“Apakah iya dalam satu tahun hanya ada 10 pemohon informasi? Kalau hanya 10 saja, bagaimana urgensi dan eksistensi PPID? Saya kira banyak pemohon informasi melalui berbagai kanal yang ada seperti website atau media sosial”, terang Agus Pruwanta.

Menanggapi hal tersebut, Adi Nugroho, salah satu PLID memberikan tambahan keterangan bahwa, data 10 orang pemohon informasi merupakan pemohon yang meminta data.

“Jadi ada 10 pemohon informasi yang meminta data dan dokumentasi, dua diantaranya ditolak karena bukan kewenangan Kapanewon Depok”, jelas Adi Nugroho.

Hal tersebut perlu diklarifikasi, seperti yang disampaiakn oleh Andri Afriyanto, yang juga menjadi PLID, apakah setiap pemohon yang meminta  informasi, misal hanya menanyakan syarat mengurus KK yang hilang melalui website atau instagram, apakah juga harus diarahkan mengisi form permohonan informasi dan dimintai salinan KTPnya atau tidak.

“Jika hanya bertanya masalah syarat-syarat pelayanan, kalau kita arahkan mengisi form PPID dan minta menunjukkan KTP, justru itu menghambat pelayanan dan memperlama kan? Itu malah tidak sesuai dengan prinsip mudah, cepat, dan sederhana”, tanya Andri Afriyanto kepada Tim Monev.

Agus Purwanta pun menjelaskan bahwa pada prinsipnya, setiap pemohon informasi idealnya dicatat, meskipun tidak diperlakukan sama mutlak seperti pemohon informasi yang meminta data.

“Mungkin salah satu solusinya bisa disebutkan sumbernya dari mana, ow dari website, dari IG, dan lainnya. Jadi kalau laporan tahunannya bisa menampilkan kondisi ril pemohon informasi, tidak hanya 10 orang saja”, saran Agus.