Sebagai bentuk realisasi program monitoring dan evaluasi kearsipan, Kantor Arsip Daerah (KAD) Kabupaten Sleman pada hari Rabu, 3 April 2013 melakukan kunjungan kerja di Kecamatan Depok. Kunjungan kerja siang itu adalah untuk melihat dan memonitoring pelaksanaan kegiatan kearsipan. Sebelum berkunjung ke Kantor Camat Depok, rombongan arsiparis KAD telah melakukan kegiatan yang sama di Kecamatan Ngaglik.
Kecamatan Depok sendiri pernah mendapatkan kegiatan pendampingan dan pembinaan kearsipan pada bulan November 2012 selama 17 hari. Untuk itulah, setelah pembinaan tersebut para arsiparis pun melakukan monitoring arsip sekaligus mengevaluasi kegiatan yang telah berjalan di Kecamatan Depok.
Empat arsiparis melihat pola penataan kearsipan di masing – masing seksi, mulai dari Sekretariat sebagai awal pengolahan arsip dan pusatnya arsip, Seksi Trambtib, Yanum, Pemerintahan, Kesmasy, dan Ekobang. Di lantai 1, 3 seksi dimonitoring oleh Sri Wahyuni, S.IP dan Herawati Dian Elvandari, A.Md. Selaku arsiparis, mereka melihat buku agenda surat keluar, surat masuk, pemberian disposisi, penataan lembar disposisi dan kartu kendali sampai penataan arsip di tempat penyimpanan arsip. Kegiatan serupa juga dilaksanakan di lantai 2 yang memonitoring arsip di Seksi Pemerintahan, Kesmasy dan Ekobang.
Para arsiparis KAD melakukan ceklist dan mengevaluasi proses pengelolaan arsip. Dari monitoring tersebut, secara umum sudah banyak peningkatan. “ Pemberian nomor urut, penandatangan orang yang mendapat disposisi Camat sudah ada”, kata ibu Sri Wahyuni. Lebih lanjut, dengan adanya Peraturan Bupati Sleman Nomor 5 Tahun 2012 tentang Tata Naskah Dinas yang berlaku di Kabupaten Sleman, mengenai korespondensi surat menyurat sudah menggunakan tata kelola naskah dinas yang baru.
“ Ini seharusnya nama Camat pakai huruf Kapital, ada pangkat dan golongan ruangnya, NIP nya tidak perlu pakai titik”, jelas arsiparis. Perlu diketahui pula bahwa di Kecamatan Depok belum ada penyusutan. Sehingga, banyaknya arsip yang ada tidak diikuti dengan ruang penyimpanan arsip yang memadai.
Secara garis besar, Kecamatan Depok sudah mulai menunjukkan perkembangan yang sangat signifikan setelah dilakukan pembinaan. Hasil koreksi dan “temuan” para arsiparis ini akan dijadikan pembelajaran agar pengelolaan arsip ke depannya semakin maju dan lebih baik mengikuti pola kearsipan yang baru.(/and)
Be the first to comment