Menerapkan Sistem Kearsipan Pola Baru, Pengelolaan Arsip Dinilai oleh KAD

Salah satu indikator keberhasilan pelaksanaan kegiatan di instansi adalah tertib administrasi, mulai dari perencanaan, pelaksanaan sampai dengan evaluasi kegiatan. Semua hal tersebut terdokumentasikan dan harus dapat dipertanggungjawabkan. Oleh karena itu tertibnya administrasi menjadi sebuah kewajiban guna menunjang kelancaran kegiatan sebuah organisasi. Salah satu bentuk tertib administrasi tersebut adalah dalam hal pengelolaan surat menyurat / korespondensi dan kearsipannya.

Setelah beberapa bulan yang lalu kearsipan di Kecamatan Depok telah dimonitoring dan dievaluasi oleh Kantor Arsip Daerah Kabupaten Sleman, kini pengelolaan arsip dinilai dalam rangka lomba kearsipan pola baru. Kegiatan Lomba Sistem Kearsipan Pola Baru ( SKPB ) ini merupakan lomba penilaian arsip yang rutin digelar oleh KAD dan biasanya jatuh pada bulan Juni.

Kecamatan Depok dinilai oleh Tim Penilai yang rata – rata adalah arsiparis pada Selasa, 4 Juni 2013 kemarin sekitar pukul 13.30. Setelah disambut oleh Sekretaris Camat, para Tim Penilai langsung menuju sentralnya kearsipan di Sekretariat. Mereka memeriksa boks penyimpanan lembar kendali surat masuk, keluar, disposisi, lembar pengantar, dan tentunya arsip surat – menyurat, baik surat masuk maupun surat keluar.

Sebelumnya, KAD telah memberikan kriteria – kriteria yang masuk dalam kategori penilaian. Kriteria ini sangat banyak, terbukti dari lembar kriteria yang diberikan berlembar – lembar sekitar 5 lembar. Namun demikian, hal tersebut tidak menjadi permasalahan karena Kecamatan Depok pernah diberikan pembinaan dan dimonitoring sebelumnya.

Selain menilai di Sekretariat, para anggota tim penilai juga dibagi ke seksi lain. Mereka mengambil beberapa lembar kendali surat keluar dan masuk, kemudian pihak pengelola arsip dites untuk menemukan arsip suratnya. Penataan arsip yang baik tentunya memudahkan dalam mencari arsip yang dikehendaki oleh Tim Penilai.

Setelah selesai berkeliling dan masuk ke semua seksi, mereka ( Tim Penilai .red) langsung memberikan penilaian di form penilaian yang sudah dipersiapkan. Selain datang untuk menilai, dalam kesempatan itu pula mereka memberikan bantuan beberapa alat untuk menunjang kearsipan bagi Desa Caturtunggal dan Condongcatur. Setelah dirasa cukup dan selesai, tim penilai beserat rombongan langsung mohon pamit untuk melaksanakan tugas selanjutnya. ( /and).